איסוף מידע אודות אנשי הקשר שלכם ושימוש ביחסי ציבור נכונים הוא הכלי החזק ביותר לגיוס כספים לעמותות ועסקים.
אחסון מידע על פרטי התורמים, פרטי המשפחה שלהם, ימי הולדת, ימי זיכרון, אנשי קשר משותפים ועוד. יכול להיות שימושי למאמצי גיוס כספים בכמה דרכים:
1. תקשורת מותאמת אישית: מידע מפורט על תורמים תאפשר לכם להתאים אישית את אסטרטגיות התקשורת והמעורבות שלהם בפעילות של העמותה/עסק שלכם. ובסופו של דבר לשפר את תוצאות גיוס הכספים.
2. בניית מערכות יחסי ציבור: בניית קשרים חזקים עם תורמים חיונית להצלחת גיוס כספים לטווח ארוך. על ידי אחסון מידע על תורמים ומשפחותיהם, תוכלו לבצע שליחת הודעות מותאמות אישית בימי הולדת, ימי נישואין, ימי זיכרון ועוד אירועים חשובים של אנשי הקשר שלכם.
3. פניות ממוקדות לגיוס כספים: לתורמים יש תחומי עניין ומניעים מגוונים לתמיכה בעמותות. על ידי איסוף וניתוח נתונים על העדפות התורמים, היסטורית תרומות ואנשי קשר משותפים, תוכלו לפלח את בסיס הנתונים שלכם וליצור פניות ממוקדות לגיוס כספים. עם מסרים מותאמים אישית לתחומי הענין של התורם.
4. תחזוק קשרי תורמים: כשהיסטוריית התרומות פרוסה לפניכם, תוכלו לשלוח מידיי תקופה מכתבי תודה וקבלות מעוצבות ישירות למייל או בהודעת SMS, פעולה זו מטפחת אמון ומעודדת תמיכה מתמשכת לאורך זמן.
במאמר הבא נבצע סקירה של מגוון כלים העומדים לרשותכם במערכת APTCRM לאחסון וקליטת נתונים רלוונטים של אנשי הקשר שלכם, ואופן השימוש בהם בצורה היעילה ביותר
פרטים אישיים ופרטי יצירת קשר
בכרטסת הראשית תוכלו להזין את הפרטים האישיים של איש הקשר כולל פרטי דיוור, פרטי יצירת קשר ועוד.
מומלץ למלא את הפרטים הבאים: שם פרטי ומשפחה, תוארים, פרטי דיוור מלאים, כתובות מייל וטלפונים, תאריכי לידה של איש הקשר ובת הזוג
איך תשתמשו בפרטים הללו?
- הפקת מכתבים ממוזגים מהתוכנה בדואר או במייל
- שליחת תבניות מייל ממוזגים מהפרטים שבמערכת לכל מטרה (מצורף לקבלות/עדכונים/יח"צ/קמפיינים ואירועים)
- שליחת קבלות במייל/SMS וב-WahtsApp (בקרוב!)
- שליחת מכתבים/דיוורים במייל ו SMS בימי הולדת
- שימוש בטלפונים לטלמרקטינג/קמפיין עתידי
- ברגע שכל פרטי התורם/לקוח מעודכנים במערכת תוכלו בקלות לבצע פילוח של האלפון לפי כל פרמטר – לדוגמא פילוח הכנסות לפי יישובים/רחובות/ארצות ועוד.
- יתרון נוסף שרק בעבורו יהיה שווה לכם עבודת איסוף המיילים והטלפונים – חיסכון אדיר בכוח אדם וכסף ע"י שליחת קבלות, דיוורים ומכתבים בדוא"ל והודעות SMS ו – WahtsApp
אירועים
באמצעות מערכת המשימות/אירועים תוכלו לקלוט אירועים (חתונות, הולדת הבן/בת, הר מצווה וכל אירוע משמח שיהיה…) המקושרים לאיש הקשר,
לאחר מכן תוכלו להשתמש בנתונים הללו לשליחת מכתבים ודיוורים בלחיצת כפתור
הנצחות וימי זיכרון
באמצעות מערכת ההנצחות תוכלו לקלוט הנצחות וימי זיכרון המקושרים לאיש הקשר
לאחר מכן תוכלו להשתשמש בנתונים לשליחת מכתבים ודיוורים בכל שנה בתאריך הפטירה. כמו"כ ניתן לקשר תנועה להנצחה, ולקשר מספר מנציחים למונצח.
פרטי ילדים
ניתן לקלוט את פרטי הילדים של איש הקשר, כך תוכלו לשלוח מכתבי ברכה בימי ההולדת של ילדיו, למותר לציין את התועלת הרבה ויחסי הציבור שתפיקו מהיחס לתורם.
אנשי קשר וניהול קשרים בין כרטיסים
ניתן לקלוט אנשי קשר נוספים לכרטיס שאינם קיימים באלפון (דוגמא לשימוש: מזכיר אישי, נהג, אב בית וכל איש קשר שאין צורך בפתיחת כרטיס אלפון ייחודי עבורו)
כמו"כ ניתן לנהל מערכת קשרים בין כרטיסים האלפון, ולסווג את היחס בין אנשי הקשר באלפון (לדוגמא אב/בן, אחים ואחיות, שכנים, חברים וכל רמת קרבה שתבחרו)
דוגמאות לשימוש במערכת הקשרים:
- שליחת מכתבים ואיחולים במרוכז לכל אנשי הקשר ברמת קרבה X.
- פילוח האלפון למעגלים לפי רמות קרבה לצורך קמפיינים, התרמות וגיוסי כספים
