תורמים קבועים הינם חלק בלתי נפרד מהעמותה שלכם. לכן, עליכם להקדיש משאבים וזמן לטובת ניהול התורמים שלכם. כמו כן, אתם חייבים לבצע הפרדה נכונה ולטפל באופן שונה בתורמים חוזרים, תורמים חד פעמיים, ותורמים פוטנציאלים.
דבר ברור שרבים ממנהלי העמותות יעידו עליו הוא שהצלחה בגיוס תרומות לעמותה או מוסד תלויה הרבה ברמת הידע שלכם לגבי התורמים או התורמים הפוטנצייאלים שלכם.
מספר פעולות שבאמצעותן תוכלו לנהל בצורה נכונה את מאגר התורמים שלכם:
בדיקת כפילויות במערכת שלכם
אחד הדברים החשובים בניהול מאגר תורמים, הוא לבצע בדיקת כפילויות אחת לתקופה, רשומות כפולות יכולות להיווצר כתוצאה מאיסוף לידים מכמה מקומות, העלאת קמפיינים ותרומות שנסלקו בפלטפורמות שונות ועוד. בכדי למטב את מאגר התורמים שלכם, אתם חייבים לבצע מיזוג או מחיקה של רשומות תורמים כפולים במאגר, כך שלא יווצר מצב בו אתם פונים לאותו תורם.
סיווג וסינון מאגר התורמים
בכדי לנהל מערך גיוס תרומות יעיל ומצליח, אתם חייבים ליצור בקפדנות יתירה, חתכים מסודרים ומוגדרים לעבודה על מאגר התורמים שלכם.
מומלץ לבצע מיפוי למאגר התורמים שלכם על פי קטגוריה ראשית, תת קטגוריה, ועוד תתי סיווגים ככל שניתן, על מנת שלאחר המיפוי תוכלו לקבל בסינון פשוט של המאגר תוצאות שימקדו לכם את העבודה בגיוס התרומות.
הסיווגים העיקריים המומלצים הם:
- תורם קבוע, מזדמן, פוטנצייאלי וכו'
- יכולות התורם: רצוי להגדיר את רמת התרומות של התורם, למשל גבוה, בינוני, נמוך
- רמת הקשר: רמת הקשר של התורם לעמותה שלכם ולערכים שאתם מייצגים
- ועוד סיווגים ככל הניתן ע"מ למטב את מאגר התורמים שלכם.
שיוך מתרים/איש קשר לכל תורם במאגר
דבר חשוב מאד בניהול תורמים ויח"צ הוא להגדיר מתרים או איש קשר שאחראי על קבוצת תורמים, המהלך הזה יוצר אמון בין התורמים לעמותה שלכם, כך שהם מכירים את המתרים וביתר קלות יעבירו את תרומתם השנתית לעמותה שלכם.
דבר נפוץ שקורה בעמותות ומוסדות הוא תחלופה של עובדים. ישנה אפשרות מאוד סבירה שחלק מהתורמים הקיימים במאגר שלכם התרגלו והתקשרו לאיש הקשר בעמותה.
בשביל כך מומלץ לעקוב אחר שיוך איש קשר לכל תורם במאגר בצורה קפדנית.
